Ako menadžer dominira u radu tima, prekida druge ili želi da nametne svoj stav, tada dolazi do poremećaja ravnoteže, što negativno utiče na rad tima

Piše: Slobodanka Veljić,  konsultant, trening menadžer

Iako menadžer treba da zna šta se događa u firmi ili sektoru, da ima precizne, tačne i blagovremene informacije kako bi donosio ispravne odluke i preventivno delovao, svakodnevno čujemo: „Moj direktor nema vremena da razgovara sa mnom“ ili „Imate dva minuta, recite šta želite“.

Ovo ne samo što otežava komunikaciju, već se zaposleni povlači usled nedovoljne pažnje i poštovanja, a menadžer nema prave kritičke informacije zato što nema odgovarajućih povratnih informacija koje čine da proces komunikacije bude efikasan.

Svoj pasivan stav prema razmeni informacija objašnjavaju time da su ostvareni rezultati sami po sebi vidljivi, zaposlenima nije potrebno reći da se brojke ne poklapaju ili da ciljevi firme nisu ostvareni. Zapravo, iza ovog stava se krije strah menadžera da neće biti u stanju da pruži pravi odgovor, da ne izgubi kontrolu ili da razgovor može biti neprijatan.

Izbegnite konflikte

Kada nema razmene informacija onda nema dinamike u komunikaciji, kvalitetnih odluka i zdravih saradničkih odnosa. Mnogi ljudi čak i na konstruktivnu razmenu informacija reaguju iznenađeno i ljutito. Posebno kada su pod stresom ili im ne odgovara sadržaj poruke. Zato budite svesni svojih emocija kao i članova tima, i nastojte da izbegnete konflikte. Gradite saradničku klimu i pozitivnu atmosferu. Pokažite da vodite računa o saradnicima o njihovim potrebama i željama, kao i da u svakom trenutku nastojite da im pomognete da svi zajedno uspešno završite posao. Na taj način razvijate veće poverenje i poštovanje. Zato se pitajte: „Šta treba da promenim kod sebe” i „Šta mogu novo da naučim”. 

U procesu razmene informacija, menadžer daje i prima informacije. Dakle, menadžer upućuje poruku saradniku i nastoji da bude precizna, jasna i razumljiva, kako bi je on shvatio i razumeo, ali to ne znači da će je prihvatiti i složiti se u potpunosti. Istovremeno, kroz neverbalnu i verbalnu komunikaciju, menadžer opaža kako saradnici vrednuju njegovu poruku, zapravo kakvu reakciju izaziva kod njih. Ako menadžer dominira u radu tima, prekida druge ili želi da nametne svoj stav, tada dolazi do poremećaja ravnoteže primanja i davanja informacija, što negativno utiče na rad tima. Cilj menadžera je da uputi informacije članovima tima, koje oni koriste za vrednovanje i analizu svojih ideja. Razmenom informacija ne iznosite procenu – „Ja sam u pravu, ti grešiš“. Vi se usmeravate na sadržaj i ideje, a ne pokušavate da ustanovite da li je govornik u pravu ili ne, da li je njegova zamisao dobra ili loša iz razloga što pomažete da se problem reši kreativno, tako što stvarate osnovu za razmatranje novih ideja.

Vaš cilj je da steknu nova znanja, razviju nove ideje i podstaknete ih na razmišljanje.

Poverenje i poštovanje

Da bi razmena informacija bila efikasna neophodno je da se uspostavi ravnoteža između davanja i primanja informacija, kao i da sadržaj poruke bude prilagođen članovima tima i trenutku.

Zato svaki član tima treba da zna kako se odvija razmena informacija i kojih pravila treba da se pridržavamo.

1. Usmerite se na ponašanje a ne na ličnost sagovornika – tako mu pomažete da bolje razmotri svoje mišljenje, otkrije nove mogućnosti ili donese odluku. Istovremeno, vi ga ne osuđujete, ne krivite, ne izazivate kritiku ili odbrambeni stav.

Na primer:

Ti si zakasnio na sastanak deset minuta. (ispravno)

Ti si neodgovorna osoba i uvek kasniš na sastanak. (neispravno)

2. Povežite povratne informacije koje upućujete sa prednostima, koristima, vrednostima ili normama. Na taj način hrabrite člana tima da nastavi komunikaciju i da bude opušten.

Na primer:

Vaš predlog je zanimljiv iz ugla… (ispravno)

Milanov predlog je bolji od tvog. (neispravno)

3. Usmerite se na ono šta je rečeno (sadržaj, argumente) a ne zašto je rečeno. Tako pružate mogućnost svim članovima tima da na osnovu posmatranja i činjenica izgrade svoje mišljenje i da donesu zaključke i na kraju da otkriju motive.

Vi ste mislili da…. možete li navesti primer? (ispravno)

Zašto tako mislite? (neispravno)

4. Koristite opisne povratne informacije, nemojte da vrednujete, osuđujete ili procenjujete informacije saradnika. Tada se oseća slobodno i lakše otkriva povoljnu priliku da nastavi razgovor. A kada upućujete povratnu informaciju koja sadrži kritiku, ocenu, to ukazuje na vaše vrednosti.

Na primer:

Vi kažete kada bi prihvatili ovo rešenje došlo bi do… (ispravno)

To je besmislen predlog. (neispravno)

5. Povratna informacija je mnogo efikasnija ako je specifična, konkretna i jasna, dakle sadrži vreme, mesto i poslovne aktivnosti.

Na primer:

Vi ste mene dva puta prekinuli na sastanku tima… (ispravno)

Vi uvek prekidate druge članove tima dok govore. (neispravno)

6. Razmenom informacija nemojte davati savete. To oduzima slobodu članu tima da izabere najbolja rešenja i istovremeno umanjite njegovu odgovornost u budućem radu. Postaje zavisan od vas.

Na primer:

Šta vi predlažete kada ste naveli… (ispravno)

Moj savet je… (neispravno)

7. Pažljivo odaberite vreme i mesto, kada je član tima spreman da vas sasluša i sagleda činjenice. Ako uputite značajnu poruku u pogrešnom trenutku, gubi na jačini a vi ćete se osećati izneverenim i razočaranim, jer ste očekivali bolji prijem i veći interes i pažnju.

8. Proverite da li su vas članovi tima razumeli, kako bi dobili dodatna objašnjenja. Navedite deo rečenice.

Na primer:

Ako sam dobro razumeo vi kažete… (ispravno)

Vi mene uopšte ne slušate… (neispravno)

9. Postavite pitanje po čemu se vaše mišljenje razlikuje od mišljenja članova tima. Vi nećete promeniti njihov stav ili mišljenje ali ćete im pomoći da otkriju šta vi mislite i koji je najbolji način da se reši problem. Postavljanjem jasnog pitanja hrabrite ih da slobodno prihvate, odbiju ili iznesu suprotno mišljenje.

Na primer:

Po čemu se tvoje mišljenje razlikuje od mog? (ispravno)

Vi uvek pogrešno mislite. (neispravno)