Zašto je delegiranje posla kritična veština u razvoju karijere menadžera? Delegiranje nije kada kažete saradniku: “Uradi to što ti kažem, to je naredba.” Delegiranje pomaže da razvijete poverenje, lojalnost i kreativnost

Jednom prilikom, vlasnik velike čeličane je rekao: Kada bi moja fabrika izgorela, izgubio bih pola svog kapitala, ali kada bih ostao bez svojih radnika izgubio bih sav svoj kapital. Ovaj primer pokazuje koliki je značaj zaposlenih za opstanak i razvoj firme.

Usmerenost na ljude je posebno značajna u vremenu promena. Danas se firme takmiče na tržištu ne samo proizvodima, već i time koliko dobro motivišu i podstiču kreativnost zaposlenih. Istraživanja potvrđuju da je preko 70 odsto poslovnih aktivnosti u vremenu promena neuspešno, upravo zbog nedovoljne usmerenosti na ljude. Stres, odsustvo pažnje, poštovanja i neodgovarajuće delegiranje zadataka, dovodi do velikih troškova u firmi. Zapravo, dolazi do velike fluktuacije kadra, stvaraju se klanovi, nastaju sukobi, a sve zajedno dovodi do neefikasnog planiranja i kašnjenja sa novim projektima. Ako jedan projekat kasni šest meseci, to donosi gubitak firmi 30 odsto od vrednosti projekta.

Na drugoj strani, čujemo da menadžeri kažu: “Nemam dovoljno poverenja u saradnika. Zaposleni ne žele dodatnu odgovornost. Nemam vremena da mu objašnjavam, brže ću to sam uraditi. Zaposleni je već dovoljno opterećen.” Sve to ukazuje da se posao često obavlja na ustaljen, rutinski način. Kada su promene u firmi na dnevnom nivou, kada je protok informacija brz ili kada se firma nalazi na tri kontinenta, neophodno je delegiranje kako bi se brzo odreagovalo na nove zahteve tržišta.

Nažalost, delegiranje je kritična veština u radu lidera i menadžera u svetu i kod nas. Zamislite da ste vi otvorili malu firmu. Da li možete istovremeno da obavljate poslove sekretarice, vodite knjigovodstvo, prodajete, organizujete marketinške kampanje, obavljate transport ili čuvate magacin pun robe. To bi bila propast vaše firme. Neophodno je da budete okruženi stručnim osobama koje imaju komplementarna znanja.

Delegiranje je sposobnost menadžera da zada zadatak zaposlenom ali istovremeno delegira autoritet i odgovornost. On objašnjava, prati i kontroliše njegov rad u cilju podsticanja kreativnosti i ostvarivanja većeg uspeha cele firme.

Kome delegirati posao

Pogledajte oko sebe, razgovarajte sa saradnicima i donesite zajedničku odluku. Nemojte davati zadatak uvek najsposobnijima ili prvom zaposlenom koji naiđe u vašu kancelariju. Cilj delegiranja jeste da zaposleni dobije nove mogućnosti u poslu, doprinese svojim idejama razvoju sektora, razvije nova znanja – veštine, odnosno da vi razvijate buduće menadžere i lidere.

Vi ste odgovorni za upravljanje procesom delegiranja i izvršavanje zadataka. Treba jasno da iznesete standarde, nivo kvaliteta, vreme – rokove, svoja očekivanja i usmerite saradnike na izvore informacija. Dajte zadatke u fazama, za svaku fazu razradite plan do tačke kada se sva odgovornost prenosi na zaposlenog. Pojasnite koje faze rada zahtevaju prethodno odobrenje i vašu saglasnost. Postepeno povećajte autoritet saradnika koji je dobio zadatak da bi postepeno stekao samostalnost u radu. Ohrabrite saradnike kada preuzimaju nove zadatke i odgovornosti. Ne zaboravite da neuspeh ili greška u radu može biti odličan učitelj.

Prednosti delegiranja

Uspešnim delegiranjem štedite vreme, gradite tim, razvijate kreativnost, lojalnost, poverenje i odgovornost. Zato se pitajte: Da li vi volite izazovne zadatke? Da li želite da povećate svoj fond znanja? Da li želite da napredujete u karijeri?
Isto kao što želite vi, tako žele i vaši saradnici. Od delegiranja zavisi vaša budućnost i budućnost firme.

Ključ uspeha je poverenje. Verujte ljudima, nemojte ih proveravati van dogovorenih termina, sem ako ne traže pomoć. Dajte slobodu zaposlenima kako bi razvili veću kreativnost i otkrili nove načine rada. Kada vam saradnik predstavi problem, mnogo je bolje da ga pitate za moguća rešenja, nego da mu date savet. Usmeravajte ga u procesu rešavanja problema. Može se dogoditi da saradnik dođe kod vas u nameri da dobije vaše odobrenje i da pita da li je dobro urađen posao. To znači da želi sigurnost. Polako ga osamostaljujte i ohrabrite. Ne zaboravite da vi delegirate istovremeno autoritet i odgovornost.

Koje zadatke delegirati

Prihvatite mogućnost da i zaposleni mogu podjednako dobro uraditi posao kao i vi. Zatim, analizirajte svoje radne zadatke i obaveze i tačno odredite koje možete delegirati drugima. To su poslovi koji ne predstavljaju vašu kompetentnost: dizajn, analiza problema, sakupljanje podataka, organizovanje posla, otkrivanje novih rešenja, isporuka, održavanje, obračun plata, patentiranje, i slično. Poslove koje ne možete delegirati su: rešavanje krize u radu tima, poslove u kojima duplirate odgovornost (prigovori, reklamacije), poslove vezane za buduće planiranje i odnos među sektorima, merenje učinka, sprovođenje disciplinskih postupaka, davanje otkaza i poslove vezane za povratne informacije.

Uspešno delegiranje

Delegiranje nije kada kažete zaposlenom: Uradi to što ti kažem, to je naredba. Uspešno delegiranje podrazumeva da imate sliku posla od početka do kraja. Može se dogoditi da budete razočarani radom saradnika već na samom početku iz razloga što ne zna tačno i precizno šta treba da radi. Pitajte se da li ste dali jasne instrukcije. Ponekad je zaposleni stidljiv i ne želi da prizna da ne zna ili veruje da će sam otkriti najbolje načine rada.

Zatim napravite šemu koja sadrži etape u radu. To pomaže da saradnicima date uputstva i pojasnite vaša očekivanja.

Stalno pratite rad i pomozite saradniku. Ne dozvolite da ponavlja vaše reči. To znači da se snishodljivo ponaša, već ga podstičite da otkrije nove, bolje načine rada.

Ne budite perfekcionista. Perfekcionizam deluje frustrirajuće. Ako ste dobili slabije rezultate od onih koje ste očekivali, sedite, razgovarajte i razmotrite razlike.

Napišite instrukcije ako saradnik nije trenutno prisutan ili ako lako zaboravlja.

Tačno precizirajte vremenske rokove kada posao treba da bude završen. Ako saradnik dođe i kaže da ne može da završi posao u tom roku, pojačajte uvid u njegov rad. Ako i posle toga ne može, delegirajte drugog saradnika.

Vodite dokumentaciju o delegiranju. Lista sadrži: ime zaposlenog, posao koji ste delegirali, praćenje – uvid, vrednovanje kao i vremenski rok. Ovo pomaže da ostvarite uvid i kontrolu.

Na kraju pohvalite saradnike, čak i za male poslove. Svako želi da zna da li je zadatak dobro uradio i da dobije priznanje.